INTEGRITETSPOLICY ENLIGT GDPR

Inledning

Du ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter. Ditt förtroende för oss är viktigt och vi respekterar din integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter. För oss är våra kunders förtroende av allra största vikt. Förtroendet bygger bland annat på hur vi hanterar den information vi samlar in om dig som kund och vår förmåga att skydda din integritet. Personuppgiftspolicyn beskriver hur vi samlar in och använder personuppgifter, i vilket syfte de samlas in och vad du som kund har rätt att begära av oss för den hanteringen. Vi har utsett ett dataskyddsombud som tillser att gällande dataskyddslagstiftning följs.

Denna personuppgiftspolicy gäller när du använder websidor och tjänster som ingår i webbplats som administreras av oss. Vi utför all insamling och behandling av personuppgifter i enlighet med gällande integritetslagstiftning.

Information om personuppgiftsansvarig

Residence Fastighetsmäkleri Sverige AB, organisationsnummer 556632-3019, med adress Sturegatan 24 BV, 114 36 Stockholm, (”Residence Christie’s”) alternativt i löpande text benämnda ”vi”, ”vår” eller ”oss” är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som samlas in på denna webbplats. Personuppgiftsansvarig är den som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter och som är ansvarig för att se till att behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med gällande integritetslagstiftning.

Residence Christie’s ingår i en koncern och har verksamhet och samarbete med partners med vilka vi för att erbjuda boenderelaterade produkter och tjänster delar personuppgifter som namn, telefon, SMS, e-postadress och i förekommande fall när det är nödvändigt, personnummer och adress, kallade ”personuppgifter”.
För att säkerställa att inte möjligheten att utöva dina rättigheter enligt gällande integritetslagstiftning ska missbrukas av annan till skada för dig har Residence Christie’s enligt Dataskyddsförordningen ett ansvar att vid kontakter rörande dina personuppgifter vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa din identitet. Beroende på vad kontakten avser kan vi därför komma att kräva att du på lämpligt sätt kan styrka din identitet.

Du får kontakt med oss på följande sätt;

E-post: [email protected]
Brev med postbefordran: Personuppgiftsansvarig, Residence Christie’s , Sturegatan 24 BV, 114 36 Stockholm.
Telefon: 08-662 68 00, anknytning personuppgiftsansvarig.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är varje upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, lokaliseringsuppgift, person- eller annat identifikationsnummer, telefonnummer, e-postadress, IP-nummer och bild.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

De personuppgifter vi samlar in är i främst de personuppgifter som du själv lämnar när du använder våra digitala tjänster och uppgifter direkt från dig.

Uppgifter som samlas in vid visning och användning av våra digitala tjänster

När du på vår hemsida anmäler Dig till en visning av bostad, lämnar bud på en bostad eller om du kontaktar oss via e-post, via telefon, vår webbplats och social media, om du är eller anmäler dig som prenumerant på digitala
tjänster så samlar vi in de personuppgifter från dig som vi behöver för att kunna hantera ditt anbud, anmälan till visning eller anmälan om nyhetsbrev. När du använder våra digitala tjänster samlar vi in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilken typ bostad och ort du är intresserad av.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig själv

Det kan vid anmälan till visning av bostad eller till vår bostadstjänst förekomma att en besökare lämnar personuppgifter om andra besökande personer i samband med gemensamma besök till visning eller för att få uppgifter om bostäder. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtycke till att lämna dessa uppgifter från den det berör. Om någon annan har gjort ett sådan anmälan där du ingår samlar vi personuppgifter om dig från den personen. För att hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kan vi behöva inhämta uppgifter från privata och offentliga register.

Uppgifter som lämnas vid personliga kontakter

När du t.ex. tar kontakt med oss via vår kundtjänst, via e-post, telefon, vid besök på våra visningar av bostäder, anmäler dig via webbplatsen till en visning, data som skapas när du använder någon av våra tjänster kan vi, beroende på vad kontakten gäller, komma att spara uppgifter om dig som behövs för att hjälpa dig och lösa ditt ärende, som till exempel boka en visning. Sådan personuppgift kan t.ex vara namn, telefonnummer, adress, eller e-postadress. Detsamma gäller om du kontaktar oss för att fråga om eller beställa någon annan tjänst från oss, tex avseende annonsering eller våra visningar där dina personuppgifter kan komma att sparas i din egenskap av kontaktperson.

Om du använder sociala media som är integrerade med vår webbsida kommer detta sociala media att ge oss viss information om dig, t.ex. ditt namn och din e-postadress. Dina aktiviteter på vår webbsida kan också läggas upp på det sociala mediets plattform. Vi kan också få information från våra samarbetspartners, t.ex. kan en annonsör ge oss information om vad som hände efter att du klickat på en annons om nyproducerade bostäder som visades på vår webbsida.

Samarbeten

Vi har verksamhet via systerbolag och samarbetspartners. För att erbjuda boenderelaterade tjänster och produkter som mäklartjänster, bolån, försäkringar med mera delar vi personuppgifter till bolag inom koncernen och våra samarbetspartners. Behandlingen stödjer sig på en intresseavvägning och är nödvändig för att tillgodose vårt och bolag inom koncernen samt våra samarbetspartners berättigade intresse av att erbjuda dig boenderelaterade tjänster och produkter.

Ändamålen för vår behandling

Det övergripande syftet med vår behandling av dina personuppgifter är att kunna administrera din tillgång till, och din användning av, våra tjänster och för att utveckla och förbättra vår verksamhet och din kundupplevelse.

Administration av tjänster

Vi använder dina personuppgifter för att kunna administrera och fullgöra tjänster som erbjudits på vår webbplats, svara på förfrågningar, utföra tjänster som du beställt av oss samt att genomföra bokningar till visningar av bostäder. När du är prenumerant på vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att administrera detta och de erbjudanden som tillkommer dig. Dina uppgifter används också för att kunna ge dig service om du har frågor eller vill göra reklamationer.

Förmedling av information

När du har träffat ett avtal, reserverat plats för visning av bostad, lämnat ett anbud på en bostad eller svarar på en förfrågan eller anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka bekräftelse på det saken avser. Sådana utskick sker till den e-postadress eller mobilnummer du lämnat. Vi kan också använda uppgifterna för att ge dig information om kommande visningar eller erbjudanden eller för att ställa frågor om ditt besök efter det att detta avslutats.

Utveckla våra tjänster

Vi kan komma att använda personuppgifter för att analysera och för att kunna utveckla och förbättra våra erbjudanden och tjänster. Detta gäller framför allt våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att förbättra våra funktioner och presentationen av dessa i syfte att göra dem mer användarvänliga. Det görs främst genom analyser av anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå, men i undantagsfall kan personuppgifter komma att användas då detta är relevant.

Marknadsföring

Kunduppgifter kan komma att användas i marknadsföringssammanhang av oss, andra bolag i koncernen eller till företag utanför koncernen som vi samarbetar med för direktmarknadsföring eller annan reklam via post, e-post eller SMS. I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de exempelvis ska kunna anpassa erbjudanden och marknadsföring efter dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig integritetsskyddslagstiftning.

Personifiering

Vi kan använda information om våra användare för s.k. personifiering. Det innebär att vi använder uppgifter som samlat in om dig och din användning av våra tjänster för att påverka hur innehållet på webbplatsen ser ut när du besöker oss eller för att via e-post, sms eller på annat sätt ge dig rekommendationer, anpassade tjänster och relevanta annonser baserat på dina intressen och dina val när du använt våra tjänster. Det kan vara rekommendationer om bostäder eller tjänster som baseras på vad du har besökt eller som andra användare har visat intresse för. För denna personifiering använder vi också cookies, se information på vår webbplats. I inget fall ligger personifieringen till grund för automatiserat beslutsfattande.

När som helst har du rätt att utan avgift eller kostnad begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter eller att dessa inte får användas för direktmarknadsföring, se vidare nedan under punkten ”Rättigheter”.

Rättslig förpliktelse

Personuppgifter används också av oss för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser, t.ex. avseende redovisning.

Grunder för vår behandling, mottagare av personuppgifter och rensning

Vi behandlar dina uppgifter lagenligt. Dina personuppgifter kan behandlas på olika rättsliga grunder, t.ex. för att kunna fullgöra vårt avtal med dig som kund, genom ett lämnat samtycke från din sida eller grundat på en intresseavvägning. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och detta upphört, kan dina personuppgifter fortsatt komma att behandlas baserat på en annan rättslig grund. Samma personuppgift kan sparas på olika ställen för olika ändamål. En uppgift som gallrats ur ett system kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av en annan laglig grund eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.

Om den rättsliga grunden för vår behandling baseras på en intresseavvägning, grundas vår bedömning på vårt berättigade intresse av att genom direktmarknadsföring kunna ge kunder med vilka vi har en aktiv kundrelation information om för kunden relevanta erbjudanden och tjänster.

Dina personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen se policyn nedan. Lagring/gallring är olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Vi använder olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. Internt hanterar vi personuppgifter i vårt förmedlings- och försäljningssystem och i vår kunddatabas. Vissa av dessa system lagrar information i hårdvara som är installerad lokalt hos oss och då är det endast vår personal som har tillgång till uppgifterna. Vissa uppgifter är lagrade hos våra externa molntjänstleverantörer och konsulter eller i molnlösningar och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören, i sådant fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde som behandlar uppgifterna på vårt uppdrag och uteslutande enligt våra instruktioner och krav för behandlingen av personuppgifter.

Om du t.ex. bokar en visning, anmäler intresse för en bostad eller skapar en bevakning av bostad behandlas dina personuppgifter av externa leverantörer av tjänster. Vi ingår i en koncern och personuppgifter delas med dotterbolag och samarbetspartners, se rubriken samarbeten.

Vi använder egna system för personifiering och analys av användarbeteenden. Det är främst uppgifter som inhämtas genom cookies som hanteras anonymt på aggregerad nivå.

I policyn nedan beskrivs ändamål, kategorier, grunder för behandlingen, gallringstider (rensning) etc. för vår behandling av dina personuppgifter.

Rättigheter

Din rätt att få information om vad som finns registrerat

Du har rätt att från oss begära ut information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig och för vilket ändamål dessa sparats. Kontaktuppgifter för sådan begäran lämnas ovan under punkten ”Personuppgiftsansvarig”.

Vid en informationsbegäran om vilka uppgifter vi har registrerade kommer vi för att skydda din integritet kräva att du på lämpligt sätt kan styrka din identitet. Begäran bör därför lämnas skriftligen i en av dig undertecknad handling, dvs inte via e-post eller telefon.

Rätt till rättelse eller radering

Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter som vi har om dig ska rättas. Om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlats in eller du återkallat ditt samtycke på vilket behandlingen grundar sig (se nedan), har du också rätt att begära att personuppgifterna ska raderas.

Återkallelse av samtycke

I den mån vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ett lämnat samtycke från din sida, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Vid återkallelse kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattas av samtycket.

Som anges ovan under ”Den rättsliga grunden för vår behandling” kan vår behandling baseras på fler rättsliga grunder. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål baserat på en annan rättslig grund.

Rätt att göra invändningar, bl.a. mot direktmarknadsföring

I den mån vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på en intresseavvägning, har du rätt att göra invändningar mot vår behandling, även omfattande profilering.

Du har också rätt att begära att de personuppgifter vi har sparat om dig inte får användas för direktmarknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att sådana personuppgifter som du själv lämnat till oss ska överföras till annan personuppgiftsansvarig i maskinläsbart format.

Klagomål till tillsynsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlats i strid med gällande regelverk bör du anmäla det till oss snarast. Du har alltid rätt att framföra klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet som i vårt fall är Datainspektionen. För kontaktuppgifter, se www.datainspektionen.se.

Ändringar i personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy kan komma att uppdateras från tid till annan. Den senaste versionen hittar du alltid på denna sida. Vi kommer dock att meddela dig om vi gör väsentliga förändringar som kräver ditt samtycke.

Grunder för vår behandling, mottagare av personuppgifter och rensning

Se nedan vilka personuppgifter samlar vi in om dig och för vilket ändamål.

Ändamål	Kategorier av uppgifter	Lagringsperiod	Tidpunkt	Laglig grund	Grund för lagringstid
Direktmarknadsföring, se även nedan.	E-post,  Telefonnummer, Adress, Namn	12 månader	Från tillträdet.	Intresseavvägning. Behandlingen  har berättigat intresse då vi vill uppmana våra köpare till att rekommendera oss till potentiella  säljare.	Datainspektionens vägledning om bevarande av personuppgifter.
Åtgärder för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism.Fullgöra andra rättsliga förpliktelser, till exempel bokföring	Kontonummer,  Namn, Adress, Personnummer, Kopia på ID-handling.Kontonummer, namn och arvode.	5 år7 år	Från att åtgärder för att uppnå kundkännedom vidtagits.	Fullgöra rättslig förpliktelse.Behandlingen nödvändig för att vi ska fullgöra  förpliktelser enligt lag, ex lag mot penningtvätt och finan- siering av terrorism (2017:630).	Bevarandetid  enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.Från utgången av det kalenderår som det relevanta räkenskapsåret har avslutats.
Administration av bostadsförmedling,  (t.ex.  överföring från  bostadsrättsförening, hantering av banklån o.s.v), samt administration av kundregister.	Namn,  Personnummer, Adress, E-post, Telefonnummer, Låneuppgifter	10 år	Från undertecknande av köpeavtal.	Intresseavvägning.Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och köparens  berättigade intresse av att förmedla bostaden till dig.Behandlingen av personnummer nödvändig m.h.t ändamålet med behandlingen.	Allmän preskriptionstid preskriptionslagen (1977:1160). Se nedan ”Behandlingar  Övriga” om behandling av personuppgifter som kan vara nödvändiga att lagra för hantering av rättsliga anspråk.
Uppföljning efter köpet med utvärdering  av  förmedlingstjänsten (ex att köpet gått bra), och adminstration och kommunikation av erbjudanden via e-post, SMS och sociala medier, av egna och sam- arbetspartners  boende-anknutna tjänster och produk-ter (t.ex. erbjudanden om värdering bostad, försäkring, bolån) , slutpris och adresser av försäljning samt administration av frågor från köpare.	Namn, E-post, Telefonnummer	12 månader	Från tillträdet.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra vår tjänst för våra kunder och att lämna erbjudanden om boende-relaterade tjänster och produkter.
Fullgöra arkiveringsplikt enligt fastighetsmäklarlagen.	Samtliga uppgifter som är nödvändiga för FMI:s tillsyn.	10 år	Från tillträdet.	Fullgöra rättslig förpliktelse.Behandlingen krävs för att vi ska följa Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till preskriptionslagen.	Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till preskriptionslagen.

Ändamål	Kategorier av uppgifter	Lagringsperiod	Tidpunkt	Laglig grund	Grund för lagringstid
Administration av värderingsfråga.Värderingsuppdrag.	Namn,  Personnummer, Adress, E-post, Uppgifter om bostaden, Meddelanden.	12 månader10 år	Från genomförd värdering.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse att besvara din förfrågan om värdering. Avtal Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet om värderingsuppdraget med potentiell säljare.	Sparas för att t.ex. kunna besvara frågor från banker rörande värderingarPreskriptionslagen.
Direktmarknadsföring. Erbjudanden om våra och våra samarbetspartners tjänster som kan ske t.ex via e-post, SMS och sociala medier.	Namn, E-post, Telefonnummer	2 år	Från att uppgiften samlats in.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra och samarbetspartners tjänster.	En utvidgning av Datainspektionens vägledning för bevarande av personuppgifter. Bostadsköp sker med längre tidsintervall än ett vanligt köp.
Fullgöra arkiveringsplikt enligt fastighetsmäklarlagen.	Samtliga uppgifter som är nödvändiga för FMI:s tillsyn.	10 år	Från att uppgiften samlats in.	Fullgöra en rättslig förpliktelse.Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser.	Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till Preskriptionslagen.

Ändamål	Kategorier av uppgifter	Lagringsperiod	Tidpunkt	Laglig grund	Grund för lagringstid
Direktmarknadsföring  och erbjudanden om våra och våra samarbetspartners tjänster och i förekommande fall produkter, digitalt t.ex via e-post, SMS och sociala medier.	Namn, E-post, Telefonnummer	2 år	Från att uppgiften samlats in.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse att av att lämna erbjudanden om bostäder, tjänster och produkter som relaterar till detta.	Utvidgning av Datainspektionens vägledning för bevarande av personuppgifter. Bostadsköp sker med längre tidsintervall än ett vanligt köp.
Föra  spekulantregister, förmedla objekt, kommunikation av andra objekt till spekulanten utifrån visat intresse.	Namn, E-post, Telefonnummer	2 år	Från att objektet försålts.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse att kommunicera med spekulant som valt att komma i kontakt med oss.	Bedömning baserat på Datainspektionens uttalande om direktmarknadsföring med  motsvarande utvidgning av tiden se ovan.
Föra budförteckning	Namn, E-post, Telefonnummer, Lämnade bud	10 år	Från att budgivningen avslutats.	Fullgöra rättslig förpliktelse.Behandlingen nödvändig för att fullgöra en förpliktelse enligt lag.	Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till preskriptionslagen (1977:1160).
Administrera intresseanmälan för ett visst objekt, kommunikation om objekt, lämnade bud.Nöjdhetsundersökning  efter genomförd  visning.	Namn, E-post, Telefonnummer, Personnummer.	Ingen3 månader	A) Från att objektet förmedlats. Om spekulanten har anmält  bevakning av objekt sparas uppgifterna fram tills dessa objekt har förmedlats.B) Från genomförd undersökning.	Intresseavvägning.Behandlingen  är nödvändig för att tillgodose vårt och säljarens intresse av att hantera intresseanmälan.Behandling som är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse att få  spekulantens uppfattning om våra tjänster.
Föra budförteckning och arkiveringsplikt.	Samtliga uppgifter som är nödvändiga för FMI:s tillsyn.	10 år	Från att objektet försålts.	Fullgöra rättslig förpliktelse.Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättslig förpliktelse enligt lag.	Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till Preskriptionslagen.

Ändamål	Kategorier av uppgifter	Lagringsperiod	Tidpunkt	Laglig grund	Grund för lagringstid
Kontakt inom ramen för förmedlingsuppdraget.	Namn, E-post, Telefonnummer	Ingen	Kontaktuppgifter na till en närstående bör raderas omedelbart efter tillträdet.	Fullgöra avtal.Behandlingen krävs för att vi ska uppfylla uppdragsavtalet.
Fullgöra arkiveringsplikt enligt fastighetsmäklarlagen.	Samtliga uppgifter som är nödvändiga för FMI:s tillsyn.	10 år	Från tillträdet.	Fullgöra en rättslig förpliktelse.Behandlingen krävs för att vi ska följa Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till preskriptionslagen.	Fastighetsmäklarlagen (2011:666) medhänvisning till preskriptionslagen.

Ändamål	Kategorier av uppgifter	Lagringsperiod	Tidpunkt	Laglig grund	Grund för lagringstid
Digital administration av bostadsbevakningar och slutpriser.	Namn, E-post, Telefonnummer,  registrerade bevakningar	Under tid från be- vakning fram till avregistrering.	Från tidpunkten för anmälan/bevakni ngen.	Fullgöra avtal Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet om bostads- och prisbevakning.
Digital administration och kommunikation om bostäder/objekt, i social media via användningen av webbplatsen.	Av användaren skapade uppgifter, kan även omfatta t.ex besökshistorik och besökta objekt.		Tillsvidare.	Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse att kommunicera med spekulant som valt att komma i kontakt med oss.

Ändamål	Kategorier av uppgifter	Lagringsperiod	Tidpunkt	Laglig grund	Grund för lagringstid
Fastställa, försvara, göra gällande rättsliga anspråk, hantera och administrera reklamation, klagomål, rättslig tvist.	Namn, E-post, Telefonnummer, uppgifter, behandlingar utförda uppdrag, tjänster.	För respektive åtgärd tillämplig tid för preskription.		Intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berättigade intresse av att administrera, fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Denna policy gäller from 2018-05-25